Capítulo 5. Gestionador de casa

Herramienta principal para la relación con cada casa.

El gestionador de casas

El gestionador de casas
El Gestionador de Casa es uno de los componentes más cruciales del ecosistema de Birrex. Este panel está especialmente diseñado para manejar de manera integral la relación entre el condominio y cada casa específica. A través de esta herramienta, los administradores tienen acceso a una amplia gama de funcionalidades y datos críticos que permiten una gestión eficaz y personalizada para cada residencia.

Para acceder al menú de Gestionador de casa dirígete en el menu izquierdo a Administrar -> Gestionador de casa.

Al abrir el módulo lucirá de la siguiente manera; más abajo se detalla de qué trata.

Funciones Clave del Gestionador de Casa:

Todas estas opciones están accesibles a través de una cintilla superior, la cual organiza y presenta de manera clara cada uno de los menús y la información relevante mencionada anteriormente. Este enfoque asegura que los administradores puedan acceder fácilmente a las herramientas que necesitan para administrar cada aspecto de la relación con los residentes.

El Gestionador de Casa es, sin duda, el panel más importante dentro de Birrex. Desde aquí, la administración del condominio puede profundizar en la gestión de cada residencia, asegurando una administración detallada y personalizada que atiende directamente las necesidades de nuestros residentes.

Emitir estado de cuenta

Emitir estado de cuenta
Para emitir un estado de cuenta a través del Gestionador de Casa de forma sencilla, sigue estos pasos detallados:

Seleccionar el Domicilio
Al acceder al Gestionador de Casa, dirígete a la parte superior de la página. Aquí encontrarás una lista desplegable ubicada en el lado izquierdo de la pantalla.
Haz clic en esta lista para desplegarla y visualizar todos los domicilios disponibles dentro del condominio.
Navega por la lista hasta encontrar el domicilio específico para el cual deseas emitir el estado de cuenta. Una vez localizado, selecciónalo para proceder.

Una vez seleccionado el domicilio correcto haz click en "Estado de cuenta"
Al hacer click en el botón nos dará un menú de opciones para emitir el estado de cuenta.

Opciones de emisión:

Métodos de Salida:

Selecciona la opción que mejor se adapte a tus necesidades. Cada una ofrece un método diferente para revisar o compartir el estado de cuenta, desde generar un PDF inmediato para revisión, descargarlo para envío por WhatsApp, o enviarlo por correo electrónico directamente al residente.

Crear un cargo individual

Crear un cargo individual
Este procedimiento es fundamental en la gestión de las finanzas dentro de un condominio, permitiendo cobrar a los residentes por servicios específicos o incidentes particulares que no están cubiertos por las cuotas regulares de mantenimiento.

¿Cuándo Crear un Cargo Individual?
- Multas o Infracciones.
- Depósitos en Garantía.
- Venta de Tarjetas o Tags.
- Reparación de Daños.
- Uso de Terraza.
- Credenciales.

Procedimiento:
- Identificar el Concepto y Seleccionar la Casa en el Gestionador.
- En el menú de Recibir Pagos, haz click en "Agregar un cargo" (botón morado).
- Detallar el Cargo (monto, fecha, descripción).
- Confirmación y Notificación.

Este proceso te permitirá reflejar en la cuenta de un residente cualquier concepto que sea distinto a las cuotas regulares de mantenimiento. Recuerda que las cuotas ordinarias se manejan a través de Ajustes -> Generar Cuotas.

Recepción de pagos

Recepción de pagos
Recibir pagos es una tarea fundamental dentro del sistema, por lo que es crucial entender bien el proceso para evitar cualquier complicación.

Acceso al Módulo de Gestión de Casa:
- Selecciona la casa específica para la que deseas capturar un pago.

Interfaz de Recepción de Pagos:
- Contiene un encabezado para la fecha, forma de pago, cuenta de pago, descuentos y el monto total.
- El sistema genera un folio automático.

Línea de Concepto de Pago:
- Tipo, Fecha de Vencimiento, Concepto, Descuentos, Monto Base, Total, Pagos Previos, etc.

Creación y Aplicación de Descuentos:
- Configurar descuentos en "configurar descuentos".
- Aplicarlos a cargos marcando la casilla correspondiente.

Ajustes de Cantidades y Conceptos:
- Doble click en el monto base o el concepto para editarlos.
- El sistema guarda los cambios y registra la fecha, hora, usuario, montos originales y los reporta en Auditoría.

Aplicar el Pago:
- Revisar detalles.
- Presionar "Aplicar pago".
- Esperar la confirmación emergente.

Enviar / Imprimir Recibo y Facturación:
- Enviar por correo, imprimir en PDF, o reenviar desde la pestaña "Pagos Efectuados".
- Facturar si el sistema tiene la opción activada.

Recibir y capturar pagos de manera precisa es esencial para la gestión financiera del condominio. Siguiendo estos pasos y consejos, podrás asegurar una operación fluida y sin errores.

Información de la casa

Información de la casa
Dentro del Gestionador de Casa, encontrarás un módulo para la información del domicilio, ofreciendo acceso directo a datos relevantes de cada residencia:

Para editar, haz clic en el botón de edición en la parte superior izquierda. Se abrirá una ventana emergente con campos editables. Tras guardar, la página se recarga automáticamente en dos segundos reflejando los cambios.

Documentos emitidos

Documentos emitidos
En el módulo de Gestión de Casas, "Documentos Emitidos" muestra todos los cargos asociados a la casa (pasados, futuros, cancelados, etc.). Incluye:

Si necesitas editar un cargo (por ejemplo, cambiar fecha de vencimiento, monto base, etc.), haz clic en el botón "Editar" (amarillo). Para eliminar un cargo que aún no ha sido pagado, haz clic en "Eliminar" (rojo). Si el cargo ya está pagado, primero anula el pago.

Historico de pagos efectuados

Histórico de pagos efectuados
Esta sección registra todos los pagos recibidos de una casa específica, facilitando el seguimiento financiero. Incluye:

Ofrece funciones para reimprimir recibos, enviarlos por correo, y facturarlos si los sellos fiscales están configurados. También indica si el pago fue aplicado o devuelto, y permite cancelación en caso necesario.

Anotaciones de la casa

Anotaciones de la casa
Este módulo ("Notas") permite llevar un registro detallado de eventos o situaciones relevantes que afectan a cada casa. Cada anotación se guarda de forma permanente y cronológica:

Es esencial para mantener el historial de incidencias, incidentes, fiestas, emergencias, etc., asegurando que la información permanezca disponible para futuras consultas.

Resumen de Tags

Resumen de Tags
Esta sección maneja el control de acceso vehicular mediante "tags". Muestra información de cada tag asociado a la casa, como:

Desde aquí, puedes "Administrar" cada tag y acceder a un módulo de gestión avanzada (con su propio manual). Esto ayuda a mantener la seguridad del condominio, permitiendo solo a los vehículos autorizados.

Gestionar mascotas

Gestionar mascotas
El módulo "Mascotas" facilita el registro y control de las mascotas de cada casa. Permite:

Este registro ayuda en caso de extravío y para gestionar posibles incidencias. Es sencillo añadir y eliminar mascotas, manteniendo la información al día.

Historial de correos enviados

Historial de correos enviados
El módulo "Emails Enviados" registra toda la correspondencia generada desde la plataforma (estados de cuenta, recibos, circulares, etc.). Muestra:

Ayuda a evaluar la eficacia de las comunicaciones y a mantener un historial en caso de disputas o necesidades de verificación.

Histórico de reservaciones

Histórico de reservaciones
Este módulo de "Reservaciones" facilita la visualización y gestión de las reservas de áreas comunes asociadas a una casa:

Útil para mantener un control de las áreas comunes y asistir a residentes con dificultades para usar la app.